Bases de conhecimento compartilhadas: o time inteiro consultando os mesmos documentos
Agora dá para compartilhar uma base de conhecimento com pessoas específicas ou publicá-la para todos. Quem recebe consulta os documentos pela IA, sem poder baixar, editar ou repassar.
Até esta semana, uma base de conhecimento no CollaborAI tinha um único leitor: quem a criou. Se o comercial montava uma base com a política de descontos e as condições de pagamento, cada vendedor precisava montar a sua, com os mesmos arquivos, e torcer para que todos atualizassem juntos.
Agora a base pode ser compartilhada. Você escolhe quem consulta, e todos passam a perguntar à mesma fonte, mantida por uma pessoa só.
Se você ainda não usa bases de conhecimento, comece pelo guia de como fazer a IA responder sobre a sua empresa.
Três níveis de acesso
Na tela Base de Conhecimento, cada card ganhou um botão de compartilhar, e a lista passou a ter três abas: Minhas, Compartilhadas comigo e Públicas.
O botão abre o diálogo Compartilhar base de conhecimento, com três opções:
| Opção | Quem consulta | Quando usar |
|---|---|---|
| Privado | Só você | O padrão de toda base nova. Rascunhos, material pessoal, documentos sensíveis |
| Usuários específicos | As pessoas que você escolher | O time de vendas, o jurídico, os três analistas do projeto |
| Público | Todos os usuários autenticados | Material institucional: manual do colaborador, catálogo de produtos, FAQ de atendimento |
Nas contas Enterprise, “Público” quer dizer todos os usuários da sua organização, e a busca por pessoas encontra colegas pelo nome ou pelo e-mail no diretório da empresa. No plano individual, “Público” é qualquer usuário autenticado do CollaborAI, e o compartilhamento com pessoas específicas exige o e-mail completo de cada uma. Não há diretório para navegar.
Em nenhum caso existe link anônimo. Toda consulta exige login.
Compartilhar com pessoas específicas
Escolha Usuários específicos e digite o e-mail de quem deve ter acesso. Cada pessoa adicionada aparece em Leitores atuais e passa a ver a base na aba Compartilhadas comigo. Não há botão de salvar: cada inclusão e cada remoção vale na hora.
Uma base pode ter até 200 leitores.
Publicar para todos
Para tornar a base pública, marque Público, confirme que você é responsável pelo conteúdo e clique em Publicar. A confirmação existe por um motivo simples: o que estiver na base fica legível para outras pessoas, e é quem publica que responde por isso.
Duas regras valem para a publicação:
- Exige assinatura ativa. Compartilhar com pessoas específicas, não.
- Até 10 bases públicas ao mesmo tempo por usuário.
Bases públicas têm um botão Reportar no card. Se alguém publicar algo que não deveria, a denúncia vai para a fila de moderação, e a equipe pode despublicar a base.
O que quem recebe pode fazer
O leitor pergunta à base, e a resposta vem dos documentos dela. É para isso que o compartilhamento existe. O resto continua com o dono:
| Ação | Dono | Leitor |
|---|---|---|
| Perguntar à base, no Chat ou na própria tela da base | Sim | Sim |
| Ver a lista de documentos (nome, tipo, tamanho, data) | Sim | Sim |
| Baixar o arquivo original | Sim | Não |
| Ver os fragmentos indexados | Sim | Não |
| Enviar, apagar ou reprocessar documentos | Sim | Não |
| Compartilhar com outras pessoas | Sim | Não |
Na prática, o leitor recebe respostas, não a pasta de arquivos. Os trechos que a busca devolve são curtos, só o necessário para responder à pergunta. O documento completo nunca sai da base.
Os documentos continuam contando na cota de quem criou a base. Compartilhar não consome a cota de ninguém.
Revogar é imediato
O acesso é conferido a cada consulta, não no momento do compartilhamento. Removeu alguém dos leitores, ou tornou a base privada de novo? A próxima pergunta daquela pessoa já não encontra a base. Se ela estiver no meio de uma conversa, o Chat avisa que a base ficou indisponível, em vez de responder como se nada tivesse mudado.
Para despublicar, abra o diálogo e use Revogar publicação. A base sai do catálogo de públicas na hora.
Especialistas com base compartilhada
Era o pedido mais antigo sobre o recurso. Um especialista público com uma base vinculada respondia bem para o dono e mal para todos os outros, porque a base continuava privada.
Agora a regra ficou explícita: compartilhar um especialista não compartilha a base. Quem decide sobre a base é a base. Se você salvar um especialista público com uma base privada vinculada, o CollaborAI avisa que quem usar o especialista não terá respostas dela e oferece duas saídas: Tornar públicas e salvar ou Salvar mesmo assim.
Também ficou mais fácil montar especialistas a partir do trabalho dos outros: na hora de vincular bases, a lista mostra as suas e as que foram compartilhadas com você.
Há uma exceção pensada para proteger o conteúdo: agentes com acesso público, como um agente de WhatsApp aberto a clientes, só podem usar bases que são suas ou que estão publicadas. Uma base que alguém compartilhou só com você não pode ser exposta a desconhecidos por um agente seu.
Para administradores Enterprise
O painel de Organização ganhou a aba Base de Conhecimento, com duas chaves:
- Publicação para a organização: permite ou bloqueia bases públicas no tenant;
- Compartilhamento com usuários específicos: permite ou bloqueia o compartilhamento entre colegas.
As duas vêm ligadas. Desligar uma delas corta o acesso já concedido na próxima consulta, sem precisar revisar base por base.
Segurança desde o desenho
Compartilhar conhecimento entre usuários abre uma pergunta que vale responder de frente: e se alguém colocar, num documento, uma instrução disfarçada para manipular a IA de quem consulta?
Os trechos vindos de uma base de outra pessoa entram na conversa marcados como dados, nunca como instruções. A IA cita e usa o conteúdo, mas não obedece a comandos escritos dentro dele.
Para começar, abra Base de Conhecimento, escolha a base que o time mais pede e clique no botão de compartilhar. Se ela alimenta um especialista, vale revisar a visibilidade dos dois juntos.
